जीमेल में मेल मर्ज के साथ Google शीट्स को कैसे एकीकृत करें

चित्रण: एंडी वोल्बर/टेकरिपब्लिक यदि आपका वर्कस्पेस संस्करण इसका समर्थन करता है, तो आप अपने डेटा स्रोत के रूप में Google शीट का उपयोग करके जीमेल से मेल मर्ज कर सकते हैं। इसका मतलब है कि आप एक ईमेल बना सकते हैं जो एक स्प्रेडशीट से कस्टम फ़ील्ड लेता है और आपके संदेश को वैयक्तिकृत करने के लिए उन्हें अलग-अलग ईमेल में सम्मिलित करता है। मेल मर्ज अनुकूलित अनुशंसाओं, अनुस्मारक या नवीनीकरण संदेशों के लिए अच्छी तरह से काम करता है। एक व्यवस्थापक एडमिन कंसोल में एक सेटिंग के माध्यम से मेल मर्ज तक पहुंच की अनुमति दे सकता है या रोक सकता है: ऐप्स | गूगल कार्यक्षेत्र | जीमेल | उपयोगकर्ता सेटिंग्स | मेल मर्ज करें। कुछ मामलों में, यह सेटिंग अभी भी मल्टी-सेंड के रूप में दिखाई दे सकती है। व्यवस्थापक इस सेटिंग को संपूर्ण संगठन के लिए या विशिष्ट संगठनात्मक इकाइयों के लिए समायोजित कर सकता है।

इसके अतिरिक्त, डिफ़ॉल्ट रूप से, कुछ वर्कस्पेस संस्करण मेल मर्ज को केवल आंतरिक प्राप्तकर्ताओं तक ही सीमित रखते हैं; एक कार्यस्थान व्यवस्थापक बाहरी ईमेल पतों पर मेल मर्ज भेजने की अनुमति देना चुन सकता है। सभी मामलों में, आपके द्वारा भेजे जाने वाले जीमेल संदेशों की मात्रा आपके संस्करण की भेजने की सीमा के भीतर रहनी चाहिए। ईमेल पते, किसी भी अन्य कस्टम डेटा के साथ जिसे आप अपने मर्ज में शामिल करना चाहते हैं। अपनी स्रोत शीट प्राप्त करने का एक तरीका सेल्सफोर्स जैसे डेटाबेस से रिकॉर्ड का एक सेट निर्यात करना और फिर अपनी फ़ाइल (उदाहरण के लिए, .csv या .xlsx प्रारूप) को Google शीट में आयात करना हो सकता है।

अधिकांश मर्ज डेटा स्रोतों के साथ, आपकी शीट की पंक्ति 1 में फ़ील्ड नाम हेडर जैसे पहला नाम, अंतिम नाम, डॉलर राशि, दिनांक और दिनांक प्रारूप उदाहरण ( चित्र ए ) होना चाहिए। सुनिश्चित करें कि आपके फ़ील्ड नाम विशेष प्रतीकों के बजाय मानक वर्णों और संख्याओं का उपयोग करते हैं। आप अन्य कस्टम-नाम वाले कॉलम भी शामिल कर सकते हैं जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं। विशेष रूप से, जांचें कि सभी नाम सही हैं। एक ईमेल भेजना जहां आप गलत नाम मर्ज करते हैं, लोगों को या तो आपका ईमेल हटाने या इसे स्पैम के रूप में रिपोर्ट करने के लिए प्रेरित किया जा सकता है।

यदि आपकी Google शीट में नीचे की ओर शीट के कई टैब प्रदर्शित हैं, तो स्रोत डेटा वाली शीट को पहले टैब पर ले जाना सुनिश्चित करें। इस कदम को उठाने का एक तरीका यह है कि टैब्ड शीट के नाम पर क्लिक करें और फिर उसकी स्थिति बदलने के लिए उसे खींचें। विलय करते समय, सिस्टम केवल पहले टैब पर शीट से फ़ील्ड नाम और डेटा खींचता है।

जीमेल में मर्ज शुरू करें जीमेल खोलें और एक नया ईमेल बनाने के लिए कंपोज़ चुनें। फिर, जब भी कर्सर किसी भी पता फ़ील्ड (जैसे, To, Cc या Bcc) में हो, तो आप मेल मर्ज आइकन का चयन कर सकते हैं, जो + प्रतीक (चित्र B) के साथ दो लोगों की एक छवि है। एक बार चयनित होने पर, मेल मर्ज मोड को सक्षम करने के लिए बॉक्स को चेक करें। सक्रिय होने पर, उच्चारण का रंग बदल जाता है और संदेश “आप मेल मर्ज का उपयोग कर रहे हैं” प्रदर्शित होता है। इसके बाद, मेल मर्ज मेनू से ऐड फ्रॉम ए स्प्रेडशीट विकल्प चुनें; यह एक Google ड्राइव इंटरफ़ेस लाएगा जो आपको उस Google शीट पर नेविगेट करने की अनुमति देगा जिसे आप अपने मेल मर्ज प्राप्तकर्ता सूची डेटा स्रोत के रूप में उपयोग करना चाहते हैं। आपके द्वारा पहले तैयार की गई शीट का चयन करें, और फिर सम्मिलित करें बटन चुनें (चित्र C).

चित्र C

अपने मेल मर्ज के लिए उपयोग करने के लिए स्रोत Google शीट पर नेविगेट करें, इसे चुनें और सम्मिलित करें चुनें। सिस्टम पूछेगा आपको प्रत्येक प्राप्तकर्ता के ईमेल पते और प्रथम और अंतिम नाम फ़ील्ड के लिए उपयोग करने के लिए सही डेटा निर्दिष्ट करना होगा (अंतिम नाम फ़ील्ड वैकल्पिक है) (चित्रा डी)। अपनी Google शीट से संबंधित कॉलम चुनें और समाप्त चुनें। आपकी स्प्रैडशीट का एक छोटा आइकन आपके मेल मर्ज ईमेल में To: फ़ील्ड में प्राप्तकर्ता के रूप में प्रदर्शित होगा। अपने ईमेल की विषय पंक्ति भरें जैसा कि आप आमतौर पर आपके द्वारा भेजे जाने वाले किसी भी ईमेल के साथ भरते हैं।

कस्टम फ़ील्ड के साथ संचार को वैयक्तिकृत करें अपने ईमेल का मुख्य पाठ दर्ज करें। आप किसी भी ईमेल की तरह एक लेआउट चुन सकते हैं, लिंक जोड़ सकते हैं, फ़ॉर्मेटिंग संशोधित कर सकते हैं और इमोजी सम्मिलित कर सकते हैं। यदि आप कोई फ़ाइल प्रदान करना चाहते हैं, जैसे कि मेल मर्ज के साथ पीडीएफ, तो सबसे अच्छा अभ्यास आइटम को अनुलग्नक के रूप में डालने के बजाय Google ड्राइव पर फ़ाइल का एक लिंक शामिल करना होगा।

अपनी Google शीट से उपलब्ध मेल मर्ज टैग प्रदर्शित करने के लिए @ टाइप करें ( चित्र ई ) और फिर इसे ईमेल में डालने के लिए सूची से किसी भी आइटम का चयन करें। सिस्टम नामों को एक एकल लोअरकेस स्ट्रिंग में समेकित करता है, जो उदाहरण के लिए, डॉलर राशि शीर्षक वाले कॉलम को @dollaramount के मेल मर्ज टैग में बदल देता है। डाला गया डेटा आपकी Google शीट में फ़ॉर्मेटिंग को बरकरार रखता है, जैसा कि चित्र A में नमूना शीट में @दिनांक और @dateformatexample फ़ील्ड द्वारा दिखाया गया है। पहले मामले में, / विभाजक महीने, दिन और वर्ष को विभाजित करता है, जबकि बाद में, स्प्रेडशीट डेटा को पाठ में पूरे महीने के साथ प्रदर्शित करने के लिए स्वरूपित किया गया था, उसके बाद एक संख्यात्मक तिथि, एक अल्पविराम और फिर वर्ष। इसलिए अपने मेल मर्ज में इच्छित प्रस्तुति को प्रतिबिंबित करने के लिए अपनी Google शीट में सामग्री के प्रारूप को संशोधित करना सुनिश्चित करें। तीन विकल्पों के साथ एक संकेत प्रदर्शित होता है: रद्द करें, पूर्वावलोकन भेजें और सभी भेजें (चित्र F).

चित्र F

जारी रखें का चयन करने के बाद, आप रद्द कर सकते हैं, पूर्वावलोकन भेज सकते हैं या सभी भेज सकते हैं। ) इनमें से प्रत्येक विकल्प काफी हद तक वही करता है जिसकी आप अपेक्षा करते हैं।

यदि आप अपने ईमेल को संपादित करने के लिए वापस लौटना चाहते हैं, तो रद्द करें चुनें। सभी भेजें मर्ज को ट्रिगर करता है और प्रक्रिया को पूरा करता है। ज्यादातर मामलों में, आपको पहले पूर्वावलोकन भेजें का चयन करना चाहिए, जो आपके जीमेल इनबॉक्स में एक नमूना मर्ज किया गया ईमेल भेजता है (चित्रा जी)। त्रुटियों के लिए इस पूर्वावलोकन की जाँच करें; एक बार जब आप आश्वस्त हो जाएं कि सभी जानकारी आपकी इच्छानुसार है, तो प्रक्रिया को दोहराएं और मर्ज करने और अपना सामूहिक ईमेल भेजने के लिए सभी भेजें का चयन करें। मर्ज किया गया।

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